Manual del usuario

v.01/2024

Mensajes Mensajes Calendario Calendario Contactos Contactos Documentos Documentos Mensajería instantánea IM SMS SMS Fax Fax Grupos Grupos

Generalidades

  1. ¿Para qué sirven los grupos?
    Los grupos le permiten compartir datos con otros usuarios y utilizar plenamente todas sus posibilidades de ContactOffice.

    El intercambio se efectúa de dos maneras:

    • Cada grupo dispone de un espacio propio: Documentos del grupo, Calendario del grupo, etc. Todos los miembros del grupo acceden a este espacio común.
    • Sus datos pueden estar compartidos con los miembros de sus grupos.
    El hecho de figurar en el grupo tiene las siguientes consecuencias:
    • Usted puede ver los espacios ocupados (con excepción de los detalles) en los Calendarios de los miembros del grupo.
    • Puede hablar con los miembros a través de la Mensajería instantánea (si está habilitada), y ver si están online en ese momento.
    • También puede enviar Documentos en la casilla de algún miembro.
    • En sus Datos personales, los siguientes datos serán automáticamente visibles para los miembros: apellido, nombre, organización, dirección correo electrónico y foto.
    Naturalmente, lo mismo se aplicará para los otros miembros.
  2. Consejos para crear un grupo
    Es importante de crear buenos grupos, incluyendo solo las personas con cuales usted quiere compartir informaciones. Es mejor crear varios grupos pequeños con un solo modelo de comparte (derechos de acceso identicos para cada miembro del grupo) que un solo largo grupo con un modelo de comparte complejo (cada miembro del grupo tiene derechos de acceso diferentes).
  3. Ejemplos de grupos simples
    Imaginemos una empresa de 10 personas: 1 director, 1 secretaria de dirección, 3 vendedores y 5 empleados de producción.
    • Un grupo que comprenda las 10 personas. Allí se colocarán las informaciones útiles para todos. Todo el mundo tendrá acceso a los espacios ocupados de sus colegas. Según las necesidades, los derechos de acceso suplementarios podrán ser configurados en los calendarios personales, a fin, por ejemplo, de que la secretaria pueda acceder al empleo del tiempo completo del director.
    • Un grupo para la venta, en el que el director será el administrador. Miembros: los 3 vendedores y la secretaria.
    • Un grupo para la producción, en la que el director será el administrador. Miembros: los 5 empleados y la secretaria
    • Un grupo para el director y la secretaria: contendrá los datos más confidenciales a los que solo ellos deben acceder.
    Por otra parte, los grupos suplementarios, ya sean permanentes o puntuales, pueden crearse y compartirse según las necesidades.
  4. Acceso a los datos del grupo
    Seleccione el nombre del grupo en el selector de entorno cuyo valor por defecto es "Privado".
  5. Grupos y fórmulas de abono
    Cada miembro del grupo tiene una conexión personal y una suscripción personal. En el contexto de un grupo, los tipos de suscripción de los miembros no importan: todos los tipos de suscripción le permiten ensamblar un grupo y todos los miembros de un grupo pueden tener diversos tipos de suscripción. El hecho de que una persona pertenece a un grupo no tiene ninguna influencia en el tipo de suscripción: permanece sin cambiar.

Grupos cuyo usted gestiona

  1. Definición
    El administrador de un grupo es la persona que maneja al grupo. Cuando usted crea a grupo, usted es automáticamente el administrador de este grupo.

    El administrador es el único capaz de agregar, de corregir o de suprimir el contenido en las herramientas del grupo (calendario, documentos, etc.), pero él puede dar las estos derechos a alguno o a todos los miembros del grupo.

    El administrador del grupo él no autorizado a dejar al grupo, al menos que él haya elegido un nuevo administrador.

  2. Crear un grupo
    Primera etapa: creación del grupo
    1. Vaya a Parámetros, a la sección Grupos.
    2. Clic en Crear un nuevo grupo
    3. Elegir un nombre específico para su grupo. Dicho nombre ha de ser único.
    4. Indique eventualmente una descripción, que indicará a los miembros, los objetivos y/o contenido del grupo.
    5. Precise si el grupo será visible en el repertorio de los grupos, que se puede consultar a través de una búsqueda. Por defecto, el grupo no será reanudado en el repertorio.
    6. Especifique si el repertorio de los miembros deberá ser público. Si usted ha marcado la casilla en el punto precedente, podrá igualmente elegir publicar la lista de los miembros del grupo.
    7. Especifique si el grupo está abierto a todos. Si el grupo es visible en el repertorio de los grupos, cualquier persona podrá formar parte del grupo.
    8. Clic en Guardar para crear el grupo.
    El procedimiento no ha terminado, porque su grupo no tiene miembros ni datos.

    2ª etapa: invitación de los miembros

    1. Clic en Invitar.
    2. Seleccione a los miembros en Contactos: miembros de grupo existentes, contactos privados o contactos de grupo.
      Si desea invitar a una persona, deberá hacer clic en Crear un Contacto.
    3. Los miembros recibirán un correo electrónico de invitación. Para ser añadidos al grupo deberán aceptar la invitación.
    4. Los miembros que hayan aceptado la invitación aparecerán en la lista de los miembros del grupo.
      Para volver a invitar a los miembros que no han reaccionado a la invitación, vaya a Invitaciones en curso y elija Reenviar en las Acciones de la correspondiente persona.
    5. Nombre a eventuales coadministradores para que le ayuden. Su estado les permitirá automáticamente añadir o suprimir contenido en el grupo.
    3ª etapa: contenido y derechos de acceso
    El hecho de crear el grupo crea también herramientas de grupo. El grupo dispone de sus propios Documentos, de su propio Calendario, etc.
    En ese estado, solo usted, como administrador del grupo, estará autorizado a añadir contenido en las herramientas de grupo.
    1. En cada herramienta, puede crear en caso necesario, los árboles de las carpetas y configurar los derechos de acceso en función de sus deseos. Para más información, vaya a la ayuda de cada herramienta.
    2. Coloque en el grupo el contenido apropiado.
  3. Modificación de un grupo
    A todo momento, el administrador puede modificar los parámetros de grupo para cambiarlo en grupo abierto, cerrado o privado. Todos los otros parámetros (nombre del grupo completo, descripción, idioma,…) pueden también ser modificados, excepto el nombre del grupo.

    Si usted es el administrador, pulse en Gestionar mis grupos y luego en Modificar los parámetros del grupo y efectuar los cambios necesarios.

  4. Añadir miembros
    El procedimiento utilizado en la sección "Crear un grupo" puede ser empleado en todo momento.
  5. Eliminar miembros
    Cuando un miembro se retire, deja de tener acceso a las herramientas del grupo. Sin embargo, el contenido que él mismo haya añadido en el grupo permanecerá disponible para el resto de miembros.

    Retirar a un miembro
    En la lista de los miembros del grupo, haga clic con el botón derecho sobre el miembro, para mostrar sus Acciones y seleccione Retirar.

    Retirar a varios miembros
    En la lista de los miembros del grupo, marque las casillas de los miembros que van a ser retirados. A continuación, clic derecho sobre un miembro para visualizar sus Acciones y seleccionar Retirar.

    Retirar a todos los miembros
    En la parte derecha de la pantalla, clic en Retirar a todos los miembros.

  6. Suprimir un grupo
    La supresión del grupo eliminará al conjunto del contenido que figure en las herramientas de grupo. Por tanto ¡tenga cuidado!

    La supresión del grupo solo será posible una vez que todos los miembros han sido retirados.

  7. Capacidades del grupo
    Como un ambiente privado, un ambiente del grupo tiene capacidades (GB para los documentos, por ejemplo). Estas capacidades son fijadas por el tipo de suscripción del administrador del grupo. Por lo tanto, el administrador del grupo tendrá generalmente el tipo más alto de la suscripción.

    Ejemplo: un tipo de suscripción tiene una capacidad de 10 GB para los Archivos.

    • El administrador tiene 10 GB para sus propios archivos privados.
    • Cada grupo creado por este administrador tiene una capacidad de 10 GB para los archivos. Es decir los documentos puestos dentro del grupo por todos los miembros (administrador incluyendo) no pueden exceder 10 GB.
    • Si el tipo de suscripción permite la creación de 3 grupos, la capacidad total para los documentos es 40 GB: 10 GB para cada grupo y 10 GB para los documentos privados del administrador.
    Las capacidades para los ambientes privados de los miembros del grupo son fijados por su propio tipo de la suscripción.
  8. Requisitos para crear un grupo
    El numero máximo de grupos que puede crear esta determinado por su suscripción.
  9. Número máximo de miembros
    Cada grupo tiene un número máximo de miembros. Es fijado por el tipo de suscripción de su administrador.
  10. Número de administradores
    Un grupo tiene solamente un administrador (a la vez).
  11. Cambie de administrador
    El administrador actual puede dimitir eligiendo a un nuevo administrador entre los miembros de los grupos. Para hacerlo, exhibir la lista de los miembros del grupo y haga clic en Se convierte el administrador.

    Atención: Mientras que las capacidades del grupo (número de grupos, número de miembros y capacidades para los objetos del grupo) son fijadas por el tipo de suscripción de su administrador, asegúrese de que el nuevo administrador tenga un tipo de suscripción con suficientes capacidades.

Datos del grupo

  1. Derechos de acceso en las herramientas de grupo
    El administrador, asistido por los eventuales coadministradores, determinará qué miembros pueden añadir y/o suprimir contenido en el grupo. Por defecto, solo el administrador y los coadministradores están autorizados a añadir y eliminar contenido.

    Un miembro que adjunte contenido determinará quién puede modificarlo. Por defecto, él será el único autorizado para hacerlo. Los administradores por tanto no tienen el derecho a modificar el contenido añadido por un miembro. Sin embargo, podrán eliminarlo en caso necesario.

  2. La casilla "Todos los miembros del grupo"
    Después de haber pulsado en la casilla Acceso, si usted selecciona la casilla "Todos los miembros de (nombre del grupo), los nuevos miembros que se juntan al grupo después, tendrán los mismos derechos que los miembros actuales.

Co-administradores

  1. Definición
    El administrador del grupo puede agregar uno o más co-administradores para ayudarle con el manejo de grupos. Por ejemplo, un director, que es el administrador del grupo, puede agregar a su secretaria como co-administrador para que pueda ayudarle a establecer los derechos de acceso en las herramientas.

    Un co-administrador de grupo puede:

    • Añadir y eliminar contenido en todo el entorno del grupo: Calendario, todas las carpetas dentro de los Documentos, etc.
    • Cambiar los derechos de acceso a nivel de la herramienta (por ejemplo: Calendario) como a nivel de la carpeta (por ejemplo: Documentos).
    El no puede hacer las demás operaciones, que son un privilegio del administrador del grupo: cambiar la configuración del grupo, etc. No puede tampoco agregar o quitar co-administradores de grupo.
  2. Añadir un co-administrador
    Ir a la herramienta de Grupos, seleccione el grupo en el árbol de carpetas y haga clic derecho sobre él para seleccionar Acceso y marque la casilla en la columna Grupo Administrador.
  3. Revocar un co-administrador
    Ir a la herramienta de Grupos, seleccione el grupo en el árbol de carpetas y haga clic derecho sobre él y seleccione Acceso y, a continuación, desactive la casilla correspondiente en la columna Grupo Administrador.

    El co-administrador pierde todos los derechos que recibió cuando fue agregado como co-administrador. Pero si derechos específicos se le habían dado antes (por ejemplo: agregar contenido en una carpeta determinada), los mantendrá.

Grupos cuyo es miembro

  1. Buscar un grupo
    Pulse en Buscar un grupo en la barra del menú. Utilice por lo menos 2 criterios entre los siguientes:
    • Nombre del grupo: entre como mínimo 3 letras consecutivas que deben aparecer en el nombre del grupo.
    • Actividad: determine si se trata de un grupo de negocio o no.
    • Sector: si se trata de un grupo de negocio, especifique el sector económico.
    • Idioma
    Nota: Los grupos privados no aparecen nunca en los resultados de búsqueda.
  2. Unirse a un grupo
    El procedimiento varia según cada tipo de grupo:
    • Grupos abiertos
      Aparecen en el directorio de los grupos. Efectué una búsqueda y pulse en Participar.
    • Grupos cerrados
      Aparecen también en el directorio de los grupos. Efectué una búsqueda e envíe un correo electrónico de solicitud al administrador del grupo. Su dirección de correo aparece en la descripción del grupo
    • Grupos privados
      Estos grupos no se pueden buscar: usted debe ser invitado por el administrador para unirse a uno.
  3. Dejar un grupo
    Seleccione Quitar este grupo.
 

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